Warum die Disposition so viel Zeit frisst
In vielen Betrieben steckt der Einkauf im Kopf einer Person. Sie weiß, welcher Artikel schnell geht, welcher Lieferant spät liefert und was vor dem Urlaub noch bestellt werden muss. Wird sie krank, steht das Lager.
Die Arbeit selbst ist aufwendig. Wer 3.000 Artikel führt, kann nicht jeden Tag jeden Bestand prüfen. Also bestellt man nach Gefühl, und das führt zu zwei teuren Fehlern. Entweder fehlt ein Artikel, den Kunden brauchen, oder er liegt monatelang im Regal.
Dazu kommt Wissen, das in Tabellen nie steht. Ein Lieferant liefert vor Feiertagen unzuverlässig, ein Artikel wird bald ersetzt, ein Großkunde plant ein Projekt. Dieses Wissen fließt als Hinweis in die Planung ein, wenn Sie es der Automation mitgeben, zum Beispiel als Notiz je Artikel.
Wie ein Bestellvorschlag entsteht
Die Automation liest aus Ihrem Warenwirtschaftssystem oder einer Tabelle den aktuellen Bestand, die Verkäufe der letzten Monate, offene Bestellungen und die Lieferzeiten je Lieferant. Daraus rechnet sie pro Artikel aus, wie lange der Bestand noch reicht und wann nachbestellt werden sollte.
Das Ergebnis ist eine Liste, sortiert nach Lieferant, mit Artikel, Menge und kurzer Begründung. Ein Beispiel aus einem Großhandel für Sanitärbedarf. Die Liste zeigt, dass Siphons in drei Wochen ausgehen, weil im Frühjahr mehr verkauft wird als im Winter, und schlägt eine Menge vor.
Für jede Position legt die Automation außerdem fest, welche Menge sinnvoll ist, wenn der Lieferant nur in Gebinden verkauft. Wer Kartons zu zwölf Stück bestellen muss, bestellt zwölf, vierundzwanzig oder sechsunddreißig, nicht zehn. Solche Regeln kennt ein Mensch im Kopf, die Automation kennt sie aus Ihren Stammdaten.
Was dabei KI ist und was einfache Rechnung
Vieles am Bestellvorschlag ist Mathematik. Durchschnittlicher Verbrauch, Lieferzeit und Sicherheitsbestand lassen sich ohne KI berechnen. Die KI hilft an den Stellen, wo Regeln nicht reichen.
Sie erkennt zum Beispiel saisonale Muster, bemerkt ungewöhnliche Ausreißer wie einen Großauftrag, der den Durchschnitt verzerrt, und liest Lieferantenmails oder PDF-Bestätigungen aus, in denen sich Lieferzeiten verschoben haben. So trägt sich die Information von allein in die Planung ein.
Entscheidend ist, dass Sie die Vorschläge nachvollziehen können. Jede Position sollte zeigen, auf welchen Zahlen sie beruht, etwa Verbrauch der letzten acht Wochen, Lieferzeit von fünf Tagen, Mindestbestand von zehn Stück. Wer die Begründung sieht, vertraut der Liste und erkennt Fehler schneller.
Der Mensch gibt frei
Die Automation bestellt nichts selbst. Sie legt die Liste vor, Sie ändern Mengen, streichen Positionen und geben frei. Danach erstellt sie die Bestellung als Mail oder Datei für den Lieferanten und trägt sie als offene Bestellung ein.
Das gibt Sicherheit. Sie kennen Ihre Kunden, laufende Projekte und besondere Absprachen. Dieses Wissen bleibt bei Ihnen, und die Automation übernimmt die Rechenarbeit.
Auch Preise lassen sich einbeziehen. Liefert ein Lieferant ab einer bestimmten Menge günstiger, kann die Liste das ausweisen. Die Entscheidung, ob Sie dafür mehr Lagerplatz binden, bleibt bei Ihnen.
Was sich in der Praxis ändert
Der Einkauf wird planbar. Statt jeden Morgen Bestände zu prüfen, schauen Sie einmal pro Woche auf die Vorschlagsliste. Weniger Eilbestellungen und weniger Stillstand sind das Ziel. Wie gut es gelingt, hängt stark von der Datenqualität ab.
Und damit sind wir bei der Voraussetzung. Bestände und Verkäufe müssen halbwegs stimmen. Wenn das Lager im System vom echten Lager abweicht, rechnet jede Automation mit falschen Zahlen. Ein Datenabgleich zu Beginn gehört deshalb dazu.
Wichtig ist außerdem, wie mit Ausnahmen umgegangen wird. Aktionen, Messen oder Großprojekte lassen sich als Hinweis eintragen, damit die Planung sie berücksichtigt. So wird aus einer reinen Rechenliste ein Werkzeug, das Ihr Wissen aufnimmt.
Einstieg ohne Großprojekt
Beginnen Sie mit den Artikeln, die am meisten Geld oder am meisten Ärger machen, etwa den zwanzig Schnelldrehern. Dort ist der Nutzen sofort sichtbar. Weitere Artikel kommen später dazu. Mehr über die Lösung für den Handel steht auf der Seite KI im Einkauf.
Eine Automation dieser Art gibt es bei Nachtschicht ab 990 Euro (Details unter Preise), sie läuft auf Ihrem eigenen Server. Ob sich das für Sie lohnt, zeigt der Betriebs-Check in zwei Minuten.
Messen Sie nach vier Wochen, was sich verändert hat. Zählen Sie Eilbestellungen, Fehlmengen und Artikel mit zu hohem Bestand und vergleichen Sie mit den Wochen davor. Das macht den Nutzen sichtbar und zeigt, wo die Regeln noch nachgeschärft werden müssen.