Kundenservice per Mail

KI im Kundenservice und Posteingang.
Mails sortiert, Antworten fertig.

Ihr Postfach ist morgens bereits sortiert, und zu den meisten Anfragen liegt ein Antwortentwurf bereit. Sie lesen, ändern, geben frei.

Betriebs-Check, 2 Min. Rückruf anfragen

Festpreis nach dem Analyse-Tag · läuft auf Ihrem Server · nichts geht ohne Ihr Okay raus

Was liegen bleibt

Alles landet im selben Postfach

Kundenanfragen, Rechnungen, Newsletter und interne Mails stehen gemischt untereinander. Dringendes rutscht nach unten.

Dieselben Fragen, jeden Tag

Öffnungszeiten, Liefertermin, Unterlagen. Die Antworten sind bekannt und werden doch jedes Mal neu getippt.

Anhänge ohne Ablage

Die Rechnung steckt in einer Mail, das Datenblatt in einer anderen. Wer später etwas sucht, sucht lange.

Das übernehmen die Agenten

Jeder Agent bekommt Ihre Regeln und arbeitet in Ihren Programmen. Der letzte Schritt passiert erst mit Ihrem Okay.

  • Der Sortier-Agent

    1. Liest neue Mails in Ihren Postfächern
    2. Ordnet sie ein: Anfrage, Reklamation, Rechnung, Bewerbung, Werbung
    3. Markiert, was dringend ist oder einen Termin enthält
    4. Legt Ihnen morgens eine kurze Übersicht hin

  • Der Antwort-Agent

    1. Sucht in Ihren früheren Antworten und Ihren Unterlagen nach der passenden Auskunft
    2. Schreibt einen Entwurf im Ton Ihres Hauses
    3. Markiert, was er nicht sicher weiß, statt zu raten
    4. Der Entwurf wird erst nach Ihrer Freigabe verschickt

  • Der Ablage-Agent

    1. Erkennt Rechnungen und Belege in den Anhängen
    2. Benennt sie einheitlich und legt sie in den richtigen Ordner
    3. Meldet fehlende Angaben, etwa eine fehlende Rechnungsnummer
    4. Übergabe an die Buchhaltung erst mit Ihrem Okay

Beispiel

Ein Morgen im Fachhandel

07:3042 neue Mails über Nacht. Der Agent hat 6 als dringend markiert, 11 Rechnungen abgelegt und 9 als Werbung aussortiert.

08:00Bei 7 Anfragen liegt ein Antwortentwurf bereit: Lieferzeit, Preisliste, Rückgabe.

08:20Eine Reklamation ist als dringend markiert. Der Agent hat den Auftrag und die Lieferung dazu herausgesucht.

08:45Die Chefin liest die Entwürfe, ändert zwei und gibt den Rest frei.

Die Zahlen sind ein Beispiel, kein Messwert.

Was es bringt

Zeit am Morgen

Rechnen Sie so: Mails pro Tag mal Minuten pro Mail. Sortieren und Standardantworten sind ein großer Teil davon.

Weniger Verpasstes

Dringende Mails und Fristen werden markiert. Reklamationen warten nicht mehr unter Newslettern.

Antworten bleiben Ihre

Nichts wird ohne Freigabe verschickt. Der Agent arbeitet nur in den Postfächern, die Sie ihm freigeben, und auf Wunsch auf Ihrem Server.

Häufige Fragen

Ist das ein Chatbot auf unserer Website?

Nein. Dieser Agent arbeitet im Posteingang, nicht im Chatfenster. Wer Anfragen am Telefon bekommt, kann zusätzlich den Telefonassistenten nutzen. Ein Chatbot, der Kunden mit Floskeln abspeist, ist nicht das Ziel.

Mit welchen Mailprogrammen funktioniert das?

Mit gängigen Postfächern wie Microsoft 365, Google Workspace und IMAP-Konten. Welche Anbindung passt, klären wir am Analyse-Tag.

Liest der Agent auch vertrauliche Mails mit?

Nur die Postfächer, die Sie freigeben. Persönliche oder sensible Ordner können Sie ausnehmen. Mit Ihnen schließe ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung; auf Wunsch läuft die Verarbeitung auf einem Rechner bei Ihnen.

Antwortet der Agent auch ohne Rückfrage?

Nein. Alle Antworten sind Entwürfe. Welche Standardantworten künftig ohne Rückfrage rausgehen dürfen, entscheiden allein Sie, und Sie können das jederzeit zurücknehmen.

Passt auch

Welcher Agent zuerst?

Der Betriebs-Check zeigt es in zwei Minuten. Oder wir finden es im Erstgespräch heraus.

Betriebs-Check starten Anrufen