Warum Angebote versanden
Ein Angebot geht raus, danach kommt der Alltag. Drei Wochen später fällt Ihnen ein, dass Sie nie nachgehakt haben, und es ist unangenehm, jetzt noch anzurufen. Viele Aufträge gehen so verloren, ohne dass der Kunde sich je gegen Sie entschieden hätte.
Das Problem ist selten die Lust am Verkaufen. Es fehlt eine Stelle, die den Überblick hält. Tabellen veralten, und Zettel gehen unter.
Dazu kommt der Faktor Kopfarbeit. Wer nach jedem Termin Notizen in ein Programm eintragen soll, tut es irgendwann nicht mehr. Ein System, das aus Mails und Kalender selbst lernt, umgeht dieses Problem, weil die Pflege nebenbei geschieht.
Was ein eigenes CRM leistet
Ein CRM ist nichts anderes als eine geordnete Liste Ihrer Kunden und Anfragen mit Datum, Stand und nächstem Schritt. Dafür brauchen Sie keine teure Software mit Monatsgebühr. Ein schlankes CRM auf Ihrem eigenen Server reicht für die meisten Betriebe.
Die Automation füllt es aus Ihren Mails und Angeboten. Ein Beispiel aus einem Dachdeckerbetrieb. Das Angebot geht raus, das CRM merkt sich Kunde, Betrag und Datum, und nach fünf Tagen erscheint der Eintrag in Ihrer Nachfass-Liste. Sie müssen nichts pflegen.
Neben den Fristen lässt sich im CRM festhalten, was Kunden wichtig war, etwa der Wunschtermin, die Budgetgrenze oder der Mitentscheider im Haushalt. Solche Details machen den Unterschied zwischen einem Serienbrief und einem Gespräch.
Auch das Anrufen bleibt möglich. Das CRM kann Ihnen vor einem Termin den Verlauf zusammenfassen, damit Sie wissen, worüber zuletzt gesprochen wurde. Gerade bei Kunden, die Sie lange nicht gesprochen haben, hilft das, ohne Verlegenheit anzuknüpfen.
Nachfassen, das nicht nervt
Ein guter Nachfass bezieht sich auf das, was besprochen wurde. „Sie wollten vor dem Winter das Dach prüfen lassen, passt Ihnen Mitte der Woche ein Termin?“ wirkt anders als „Haben Sie sich schon entschieden?“. Die KI liest den bisherigen Verlauf und schreibt einen Entwurf, der darauf eingeht.
Den Takt bestimmen Sie. Eine Erinnerung nach fünf Tagen, eine zweite nach zwei Wochen, danach ist Schluss. Wer zweimal nicht antwortet, bekommt keine dritte Mail. Das schützt die Beziehung und Ihren Ruf.
Zum Schluss zählt der richtige Moment. Wer ein Angebot im Winter abgibt und im März wieder meldet, hat gute Chancen. Wer nach drei Tagen drängelt, wirkt aufdringlich. Die Automation merkt sich solche Fristen je Kundentyp, und Sie passen sie an.
Was das Wettbewerbsrecht sagt
Ob eine Nachfass-Mail rechtlich als Werbung gilt, hängt vom Einzelfall ab. Für Werbung per E-Mail gilt nach § 7 Absatz 3 UWG ist Werbung per E-Mail ohne ausdrückliche Einwilligung nur erlaubt, wenn Sie die Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf erhalten haben, für eigene ähnliche Angebote werben, der Kunde nicht widersprochen hat und bei jeder Nutzung auf das Widerspruchsrecht hingewiesen wird. Alle vier Voraussetzungen müssen zugleich erfüllt sein.
Für Newsletter und Sammelmails an Interessenten holen Sie besser eine Einwilligung ein. Eine Automation sollte außerdem jeden Widerspruch sofort erfassen und die Adresse sperren. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall im Zweifel mit einem Fachanwalt.
Der Mensch bleibt Absender
Die KI bereitet vor, Sie senden. Das hat zwei Gründe. Sie kennen Ihre Kunden, und Sie sollen nichts versenden, was Sie nicht gelesen haben. Eine Mail mit falschem Preis oder falscher Anrede kostet mehr Vertrauen, als eine Erinnerung gewinnt.
Praktisch sieht es so aus. Morgens öffnen Sie die Liste, lesen fünf Entwürfe, ändern einen Satz und senden. Das dauert fünf Minuten statt eine halbe Stunde Suchen und Schreiben.
Lassen Sie die Entwürfe in Ihrer eigenen Sprache schreiben. Wer sonst locker formuliert, möchte keine steifen Briefe senden. Geben Sie der Automation dafür drei Ihrer besten echten Mails als Vorbild, dann trifft der Ton schon beim ersten Mal deutlich besser.
Ein CRM, das Ihnen gehört
Bei Nachtschicht läuft Ihr CRM auf Ihrem eigenen Server. Die Daten Ihrer Kunden bleiben bei Ihnen, und es gibt kein Abo, das Sie binden würde. Ein KI-Vertrieb mit eigenem CRM beginnt als Automation ab 990 Euro (siehe Preise).
Wie viele Angebote bei Ihnen derzeit unbeantwortet liegen, ist oft eine Überraschung. Der Betriebs-Check fragt das in zwei Minuten ab und zeigt, wo der erste Schritt liegt.
Ein CRM, das Ihnen gehört, bedeutet auch, dass Sie den Anbieter wechseln können, ohne Ihre Kundendaten zu verlieren. Das ist ein Punkt, den man bei Software mit Monatsgebühr oft erst beim Kündigen bemerkt.