Belege auslesen und ablegen
Der größte Zeitfresser in kleinen Betrieben ist der Zettel. Eingangsrechnungen kommen per Mail, als Foto oder als Papier, und irgendwann muss jemand Lieferant, Datum, Betrag und Steuersatz abtippen. Genau das kann KI heute zuverlässig übernehmen.
Ein Beispiel aus einem Elektrobetrieb. Die Rechnung des Großhändlers landet im Postfach. Die Automation erkennt sie, liest die Felder aus, legt sie im richtigen Ordner ab und schlägt vor, auf welches Konto und welchen Auftrag sie gehört. Sie sehen einen Vorschlag und bestätigen ihn.
Ein Beispiel aus dem Handwerk zeigt, wie das im Alltag wirkt. Ein Betrieb mit zwanzig Eingangsrechnungen pro Woche tippt jede ab, sucht fehlende Belege und fragt beim Lieferanten nach. Mit der Automation liegen die Daten morgens bereit, und nur die unklaren Fälle brauchen einen Blick.
E-Rechnung ist ohnehin Pflicht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Zum Ausstellen gibt es Übergangsfristen. Bis Ende 2026 sind Papierrechnungen im B2B-Bereich noch erlaubt. Bis Ende 2027 dürfen Betriebe mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro noch Papier oder andere elektronische Formate verwenden. Ab 2028 müssen alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausgestellt werden, so die IHK Potsdam.
Als zulässige Formate nennt die IHK XRechnung und ZUGFeRD 2.x. Ein einfaches PDF per Mail gilt nicht als E-Rechnung. Eine Automation, die E-Rechnungen einliest und prüft, erleichtert den Umstieg deutlich, weil die Daten bereits strukturiert vorliegen.
Rechnen Sie bei der E-Rechnung auch mit Aufbewahrung. Eingehende E-Rechnungen müssen archiviert werden, und die strukturierten Daten gehören dazu. Ein sauberer Ablageort, der Rechnung und Daten zusammenhält, erspart später Suchen bei Prüfungen. Die Details dazu klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Zahlungen zuordnen
Der zweite Klassiker ist der Abgleich von Kontoauszug und Rechnungen. Wer hat bezahlt, was ist offen, was wurde doppelt überwiesen? Eine Automation vergleicht Beträge, Verwendungszwecke und Rechnungsnummern und markiert eindeutige Treffer. Unklare Fälle landen in einer kurzen Liste für Sie.
Dadurch sparen Sie den Monatsabschluss nicht ein, aber Sie gehen ihn mit sauberen Daten an. Auch Ihr Steuerberater freut sich über Unterlagen, die vollständig und sortiert ankommen.
Besonders nützlich ist der Abgleich bei Abschlagszahlungen und Sammelüberweisungen, bei denen ein Betrag mehrere Rechnungen deckt. Die Automation prüft, welche Kombination zur Summe passt, und schlägt die Zuordnung vor. Von Hand dauert das lange, für eine Automation ist es Routine.
Mahnungen vorbereiten
Offene Posten werden gern vergessen, weil niemand die Liste pflegt. Eine Automation prüft täglich, welche Rechnungen überfällig sind, und schreibt den Mahnungsentwurf mit Betrag, Frist und Ton, den Sie vorgegeben haben. Die erste Erinnerung darf freundlich sein, die zweite klarer.
Zur Orientierung nennt § 288 BGB für Geschäfte ohne Verbraucher einen Verzugszins von neun Prozentpunkten über dem Basiszins und eine Pauschale von 40 Euro. Ob und wann Sie davon Gebrauch machen, entscheiden Sie. Die Automation schickt nichts ohne Ihr Okay.
Für Mahnungen gilt wie überall der Grundsatz, dass Ton und Zeitpunkt zu Ihrem Kunden passen müssen. Ein Stammkunde, der einmal vergessen hat zu zahlen, bekommt eine freundliche Erinnerung. Bei Neukunden mit offener Rechnung wirkt ein klarer Ton besser. Die Automation hält beide Varianten bereit.
Was KI nicht allein tun sollte
Die Buchung ins Hauptbuch, die Zahlungsfreigabe und alles Steuerliche sollten bei Menschen bleiben. Eine KI darf vorschlagen, dass ein Beleg Büromaterial ist. Ob er in Ihrem Fall abziehbar ist, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Dasselbe gilt für Sonderfälle wie Bewirtung oder Anlagegüter.
Entscheidend ist ein klarer Prüfweg. Jede Automation sollte zeigen, woher ein Wert kommt, und Sie müssen jeden Schritt korrigieren können.
Ein sinnvoller Anfang ist eine Liste der Belege, die Sie im letzten Monat am meisten Zeit gekostet haben. Meist sind es zwei oder drei Lieferanten mit besonderen Formaten. Genau dort bringt eine Automation am schnellsten Ruhe.
Auch bei Rechnungen, die in einem ungewöhnlichen Format kommen, etwa als Foto vom Handy, sollten Sie die Ergebnisse stichprobenartig prüfen. Die Genauigkeit ist hoch, aber nicht perfekt, und ein falscher Betrag fällt am besten auf, bevor er gebucht ist.
Wie so etwas bei Nachtschicht aussieht
Die Lösung läuft auf Ihrem eigenen Server und gehört Ihnen. Eine Buchhaltungs-Automation beginnt bei Nachtschicht ab 990 Euro, das Angebot bekommen Sie vorab schriftlich (siehe Preise). Ob Ihr System dabei bleibt oder die Daten ins Programm Ihres Steuerberaters laufen, wird zu Beginn geklärt.
Sie müssen nicht alles auf einmal abgeben. Meist reicht es, mit dem Beleg-Eingang zu beginnen. Der Betriebs-Check zeigt in zwei Minuten, ob dort bei Ihnen die meiste Zeit liegt.