Was Artikel 4 des AI Act sagt
Artikel 4 des AI Act verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten und anderer Personen zu ergreifen, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten. Als Betreiber gilt jeder Betrieb, der ein KI-System im eigenen Namen einsetzt. Das gilt schon, wenn Ihr Team ChatGPT für Mails oder Angebotstexte nutzt.
Die Pflicht gilt nach Angaben der EU-Kommission seit dem 2. Februar 2025. Behörden dürfen sie seit dem 2. August 2026 durchsetzen. Für Deutschland ist dafür die Bundesnetzagentur vorgesehen.
Wer ChatGPT, Copilot oder ähnliche Werkzeuge im Betrieb zulässt, setzt KI ein, auch wenn es keine eigene Software ist. Dasselbe gilt für Funktionen in Programmen, die Ihr Team ohnehin nutzt, etwa Textvorschläge in der Büro-Software.
Was der Digital Omnibus geändert hat
Das Änderungsgesetz zum AI Act (Verordnung (EU) 2026/1744, seit dem 27. Juli 2026 in Kraft) hat Artikel 4 abgeschwächt. Früher mussten Betriebe sicherstellen, dass ihre Leute ausreichend kompetent sind. Heute müssen sie Maßnahmen ergreifen, um KI-Kompetenz zu fördern.
Die Pflicht ist also geblieben, aber sie verlangt keine Garantie mehr für jede einzelne Person. Das ist eine Erleichterung für kleine Betriebe, denn niemand muss Prüfungen abnehmen.
Für Sie heißt das praktisch, dass Sie nicht zuerst ein Schulungskonzept schreiben müssen. Es reicht, wenn Sie nachweisen können, dass Sie Ihr Team informiert haben, welche Regeln gelten und an wen man sich wendet. Daraus lässt sich später bei Bedarf mehr machen.
Brauche ich ein Zertifikat?
Nein. Die EU-Kommission stellt in ihren Fragen und Antworten klar, dass kein Zertifikat vorgeschrieben ist. Auch eine bestimmte Schulungsform ist nicht vorgegeben. Betriebe können intern festhalten, was sie getan haben, etwa wer an welcher Einweisung teilgenommen hat.
Entscheidend ist, dass die Maßnahmen zu Ihrem Betrieb passen. Die Kommission nennt als Maßstab unter anderem das Vorwissen der Beschäftigten, den Einsatzzweck und die Risiken der Systeme. Nur die Bedienungsanleitung auszuhändigen, hält sie oft für wirkungslos.
Dazu passt, dass die Kommission festhält, Artikel 4 verlange nicht, das KI-Wissen einzelner Beschäftigter zu messen. Es geht um vernünftige Vorbereitung. Wer nachweisen kann, dass er sein Team eingewiesen hat und Regeln gelten, hat die wichtigsten Punkte abgedeckt.
Was in der Praxis reicht
Ein halber Tag ist für viele kleine Betriebe ein sinnvoller Rahmen. Ein Beispiel aus einem Handwerksbetrieb. Das Büroteam lernt, welche Daten nicht in ein öffentliches KI-Konto gehören, wie man Ergebnisse prüft und wer im Betrieb für Freigaben zuständig ist. Die Monteure bekommen eine kurze Einweisung, falls sie KI-Funktionen auf dem Smartphone nutzen.
Inhalte, die fast überall passen, sind Grundlagen (was KI kann und wo sie irrt), Datenschutz (welche Kundendaten tabu sind), Prüfpflicht (nichts ungelesen versenden) und Spielregeln (welche Werkzeuge erlaubt sind). Halten Sie das auf einer Seite fest und lassen Sie die Teilnahme abzeichnen.
Ein zweiter Baustein sind Ansprechpartner. Benennen Sie eine Person im Betrieb, an die sich alle bei Fragen zu KI wenden können. Das kann die Büroleitung sein oder jemand aus der Geschäftsführung. Kurze Wege verhindern, dass Fragen unbeantwortet bleiben und Mitarbeiter auf eigene Faust Werkzeuge ausprobieren.
Wiederholen Sie die Einweisung, wenn neue Werkzeuge hinzukommen oder neue Mitarbeiter anfangen. Ein Absatz in der Einarbeitungs-Checkliste genügt.
Wo die Pflicht schwerer wird
Wer KI in Bereichen einsetzt, die der AI Act als Hochrisiko einstuft, etwa bei Bewerberauswahl oder Beurteilung von Beschäftigten, muss zusätzlich sicherstellen, dass die Personen, die die Systeme beaufsichtigen, entsprechend geschult sind (Artikel 26). Die Fristen für Hochrisiko-Systeme wurden vom Digital Omnibus auf den 2. Dezember 2027 verschoben, für in Produkte eingebettete Systeme auf den 2. August 2028.
Für die meisten kleinen Betriebe, die KI für Texte, Belege oder Terminabstimmung nutzen, spielt das keine Rolle. Es lohnt sich trotzdem zu wissen, wo die Grenze liegt.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Einsatz als Hochrisiko gilt, lohnt eine kurze Prüfung vor dem Start. Die meisten Alltagsanwendungen in kleinen Betrieben, etwa Texte formulieren, Belege auslesen oder Termine abstimmen, dürften meist nicht darunter fallen. Bei Personalthemen sieht das anders aus.
Angebot und nächster Schritt
Nachtschicht bietet KI-Schulungen für Betriebe an, als halben Tag für 890 Euro oder ganzen Tag für 1.600 Euro (Details auf der Preisseite). Inhalt und Beispiele richten sich nach Ihrem Alltag, nicht nach einem Standardfolienstapel.
Wenn Sie vorher wissen möchten, wo KI in Ihrem Betrieb überhaupt gebraucht wird, zeigt der Betriebs-Check das in zwei Minuten. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren konkreten Fall im Zweifel mit einem Fachanwalt.
Planen Sie den Termin am besten außerhalb der Hochsaison Ihres Betriebs, damit alle konzentriert dabei sind. Ein halber Tag vor Ort mit echten Beispielen aus Ihrem Alltag bleibt meist besser im Kopf als ein allgemeiner Vortrag.