Wo bei Energieberatern die Zeit liegt
Die Beratung selbst ist Ihr Fachgebiet. Die Zeit geht vorher und nachher verloren. Eine Anfrage mit dem Satz „Wir wollen sanieren, was kostet das?“ kostet ein Telefonat, bevor klar ist, ob Baujahr, Heizung und Ziel überhaupt passen. Unterlagen kommen tröpfchenweise, und nach zwei Wochen fehlt immer noch das Dach. Abends werden Fotos sortiert und Notizen entziffert.
Das ist Tipparbeit, und die lässt sich auslagern.
Dazu kommt der Rhythmus des Geschäfts. Anfragen kommen unregelmäßig, oft in Wellen nach Förderankündigungen oder in der Heizsaison. Wer dann jede Mail selbst beantwortet, hat weniger Zeit für die bezahlte Beratung.
Anfragen vorqualifizieren
Ein Anfrage-Agent liest die Anfrage aus Formular, Mail oder Telefon und fragt Baujahr, Heizung, Eigentümerstatus und Ziel nach. Er sortiert nach Einfamilienhaus, Mehrfamilienhaus und Nichtwohngebäude und schreibt Ihnen eine Zusammenfassung, ob der Auftrag in Ihr Leistungsbild passt.
Die Förderlogik liefert gute Prüffragen. Laut Förderdatenbank des Bundes wird die Energieberatung für Wohngebäude über das BAFA bezuschusst, wenn der Bauantrag mindestens zehn Jahre zurückliegt und der Antrag vor Beratungsbeginn gestellt wird. Ob jemand antragsberechtigt ist, lässt sich vorab abfragen.
Der Agent trifft keine Zusage. Er sammelt Angaben und gibt Ihnen eine Einschätzung. Ob Sie den Auftrag annehmen, einen Termin vorschlagen oder absagen, entscheiden Sie, und der Antwortentwurf geht erst nach Ihrer Freigabe raus.
Förderbedingungen als Gesprächsgrundlage
Nach der Förderdatenbank beträgt der Zuschuss 50 Prozent des förderfähigen Beratungshonorars, höchstens 650 Euro bei Ein- und Zweifamilienhäusern und 850 Euro bei Gebäuden mit drei oder mehr Wohneinheiten. Die Beratung muss innerhalb von neun Monaten abgeschlossen sein und von jemandem aus der Expertenliste unter energie-effizienz-experten.de durchgeführt werden. Einen Rechtsanspruch gibt es nicht, die Förderung steht unter Haushaltsvorbehalt.
Fördersätze ändern sich. Der Agent gibt deshalb keine Zusagen. Er fragt Angaben ab. Die aktuelle Prüfung der Bedingungen machen Sie.
Auch das gehört zur Vorqualifizierung. Wer Eigentümer ist, ob ein Mieter eine schriftliche Erlaubnis braucht und was der Kunde erreichen will, bestimmt die Art der Beratung. Das fragt der Agent ab und fasst es für Sie zusammen.
Unterlagen einsammeln
Nach der Auftragserteilung schickt ein Unterlagen-Agent eine Checkliste, die zu diesem Gebäude passt. Er nimmt Fotos, PDFs und Scans per Mail oder Link entgegen und legt sie im Projektordner ab. Nach drei Tagen erinnert er höflich an offene Punkte.
Unleserliche oder falsche Dokumente markiert er, bevor Sie sie anfassen müssen. Dann ist beim Beginn des Berichts seltener noch etwas offen.
Je genauer die Checkliste zum Gebäude passt, desto seltener fehlt etwas. Bei einem Haus von 1968 mit Anbau fragt der Agent anders nach als bei einem Neubau von 2005. Das Wissen dazu legen Sie ihm einmal mit Ihren Standardlisten an.
Bei Mehrfamilienhäusern kommt oft eine Eigentümergemeinschaft dazu. Dann sind mehrere Ansprechpartner und Beschlüsse im Spiel, und der Agent hält fest, wer welche Unterlagen liefern soll und wer noch fehlt.
Vom Sprachmemo zum Berichtsentwurf
Bei der Begehung eines Einfamilienhauses von 1968 sprechen Sie Befunde zu Dach, Fassade und Kessel ins Handy. Ein Berichts-Agent trennt nach Bauteilen und Anlagentechnik und schreibt eine strukturierte Bestandsaufnahme mit den Fotos je Bauteil. Lücken wie fehlende Maße oder unklare Dämmstärken listet er auf.
Er schreibt nur, was in Ihrer Notiz und auf den Fotos steht. Trotzdem prüfen Sie den Entwurf, bevor er an den Kunden geht.
Der Entwurf hilft vor allem bei der Struktur. Statt mit einer leeren Seite zu beginnen, haben Sie die Bestandsaufnahme nach Bauteilen sortiert vor sich. Bewertung, Empfehlungen und die Reihenfolge der Maßnahmen schreiben Sie.
Was Ihre Software behält
Berechnung, Nachweise und Förderanträge bleiben in Ihrer Herstellersoftware. Der Agent liefert Texte, Ordnung und Eingabehilfen. Ob ein Bericht den Anforderungen genügt, entscheiden Sie als Fachperson. Kundendaten und Fotos können auf einem Rechner in Ihrem Büro bleiben, mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Bei wenigen Beratungen im Monat lohnt es sich unter Umständen nicht. Der Betriebs-Check hilft, das ehrlich einzuschätzen. Was sich trägt, rechnen wir im Analyse-Tag mit Ihnen durch.
Die Daten Ihrer Kunden enthalten Adressen, Fotos von Wohnräumen und Verbrauchswerte. Das ist schützenswert, auch wenn es keine Gesundheitsdaten sind. Ein eigener Rechner im Büro und ein Auftragsverarbeitungsvertrag halten die Wege kurz.
Rechnen Sie ehrlich, was Sie sparen. Anfragen pro Monat mal Minuten pro Rückfrage plus Berichte pro Monat mal Minuten für Sortieren und Tippen ergibt die Stunden, um die es geht. Ist das Ergebnis klein, bleibt alles beim Alten.