Die Rechnung auf dem Bierdeckel
Nehmen Sie einen Ablauf, der Sie nervt. Schätzen Sie, wie oft er pro Woche vorkommt, wie viele Minuten er jedes Mal dauert und was eine Arbeitsstunde in Ihrem Betrieb kostet, also Lohn plus Nebenkosten.
Ein Beispiel. Ihr Büro erfasst 40 Eingangsrechnungen pro Woche und braucht pro Rechnung 6 Minuten. Das sind 240 Minuten, also 4 Stunden pro Woche. Mit einem Beispielwert von 50 Euro pro Stunde sind das 200 Euro pro Woche und gut 10.000 Euro im Jahr, die in einer einzigen Routine stecken. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen, die Größenordnung überrascht fast jeden.
Rechnen Sie ehrlich und zählen Sie die Folgekosten von Fehlern mit. Eine Rechnung, die zu spät bezahlt wird, kostet Skonto oder Mahngebühr. Ein Angebot, das liegen bleibt, kostet im schlechtesten Fall den Auftrag. Diese Posten stehen auf keiner Liste, belasten das Ergebnis aber genauso wie die reine Arbeitszeit.
Drei Merkmale eines guten Kandidaten
Erstens kommt der Ablauf häufig vor. Was einmal im Quartal passiert, spart auch bei perfekter Automatisierung kaum Zeit. Zweitens läuft er nach ähnlichen Regeln ab. Eine Rechnung wird gelesen, zugeordnet und gebucht, ein Terminwunsch wird geprüft und eingetragen. Drittens liegen die Daten schon digital vor, etwa als E-Mail, PDF, Formular oder Tabelle.
Wenn alle drei Merkmale zutreffen, lohnt sich ein genauer Blick. Je mehr davon fehlen, desto vorsichtiger sollten Sie mit dem Geld sein.
Ein Beispiel aus dem Handwerk. Ein Heizungsbauer plant jede Woche die Einsätze seiner Monteure per Telefon und Zettel. Ein Ablauf, der Termine, Urlaube und Standorte kennt, kann einen Vorschlag machen. Das kommt häufig vor, folgt festen Regeln, und die Daten liegen digital vor. Eine Praxis, die täglich Terminanfragen per Mail bekommt, hat dasselbe Muster.
Was sich selten lohnt
Schwierig wird es bei Abläufen, die aus lauter Ausnahmen bestehen. Die Reklamation eines verärgerten Stammkunden braucht ein Gespräch und Fingerspitzengefühl. Die Kalkulation eines ungewöhnlichen Sonderauftrags braucht Erfahrung.
Auch hier kann eine Automation vorarbeiten, etwa die Vorgeschichte des Kunden zusammenstellen oder passende Positionen aus früheren Angeboten heraussuchen. Entscheiden sollte aber der Mensch, der den Betrieb kennt.
Ein weiterer Prüfstein ist das Risiko. Je mehr Schaden ein Fehler anrichten kann, desto wichtiger wird die Freigabe durch einen Menschen. Eine falsch einsortierte Mail ist ärgerlich, eine falsch gebuchte Zahlung kostet Geld. Beides lässt sich absichern, aber der Aufwand steigt mit dem Risiko.
Der Zeitfresser, den keiner sieht
Die größten Posten stehen selten auf einer Liste. Es sind die Kleinigkeiten dazwischen. Daten aus der Mail in die Tabelle kopieren, den Lieferschein mit der Rechnung abgleichen, an das offene Angebot erinnern, den Kunden nach der Montage um eine Bewertung bitten. Jede dieser Aufgaben dauert zwei bis fünf Minuten und wird trotzdem zwanzigmal pro Woche erledigt.
Machen Sie eine Woche lang eine Strichliste. Jedes Mal, wenn Sie oder ein Mitarbeiter etwas von einem Programm in ein anderes übertragen, gibt es einen Strich. Am Freitag wissen Sie, wo Ihre Zeit tatsächlich bleibt.
Zählen Sie nicht nur die Zeit im Büro mit. Auch der Monteur, der abends seine Stundenzettel abtippt, gehört in die Strichliste.
Wo KI hilft und wo einfache Regeln reichen
Ein Teil der Abläufe braucht keine künstliche Intelligenz. Wenn eine Mail mit dem Betreff „Rechnung“ immer in denselben Ordner gehört, genügt eine Regel. Die KI kommt ins Spiel, sobald Text verstanden werden muss. Sie liest ein Beleg-PDF, das jeder Lieferant anders aufbaut, versteht, ob in einer Kundenmail ein Terminwunsch oder eine Beschwerde steckt, und schreibt einen Entwurf für die Antwort.
Bei Belegen und Buchhaltung sehen Sie beides im Zusammenspiel. Die Regeln sortieren, die KI liest, und ein Mensch gibt frei, bevor etwas gebucht oder verschickt wird.
Eine Faustregel für die Entscheidung. Wenn sich eine Automation innerhalb eines Jahres bezahlt macht, lohnt sich in der Regel ein Versuch. Stellen Sie dafür die jährliche Ersparnis aus der Formel den einmaligen Kosten für den Aufbau und den laufenden Kosten für den Betrieb gegenüber. Bei einem Festpreis kennen Sie beide Zahlen vorab.
Vom Bauchgefühl zur Liste
Schreiben Sie alle Kandidaten untereinander und rechnen Sie jeden mit der Formel durch. Oben stehen die Abläufe mit den meisten Stunden. Davon streichen Sie, was zu viele Ausnahmen hat oder noch auf Papier läuft. Übrig bleiben meist zwei bis drei Kandidaten, die sich fast immer lohnen.
Beginnen Sie mit einem einzigen Ablauf und lassen Sie ihn einige Wochen mitlaufen, bevor Sie den nächsten angehen. So sehen Sie an echten Zahlen, ob die Rechnung stimmt.
Der schnellste Weg zur eigenen Liste
Der Betriebs-Check stellt sieben Fragen und dauert etwa zwei Minuten. Er zeigt Ihnen, bei welchen Abläufen in Ihrem Betrieb sich ein genauerer Blick am ehesten lohnt. Wenn Sie danach mehr wissen wollen, schauen wir uns an einem Analyse-Tag Ihre Abläufe gemeinsam an, und Sie bekommen einen Festpreis schriftlich.