Was n8n macht
n8n (gesprochen „n-acht-n“) ist eine Software, mit der Sie Abläufe zwischen Programmen bauen. Auf einer Arbeitsfläche setzen Sie Kästchen und verbinden sie. Ein Kästchen holt Mails ab, das nächste liest einen Anhang, das dritte trägt Daten in eine Tabelle ein, das vierte schickt eine Nachricht.
Auch KI lässt sich einbauen. n8n hat Bausteine, die ein Sprachmodell ansprechen und es mit Werkzeugen verbinden. Der Begriff dafür ist ein Agent. Mehr dazu im Beitrag Was ist ein KI-Agent?.
Wichtig für das Verständnis ist, dass n8n selbst keine KI ist. Es ist die Werkbank, auf der die Teile zusammengebaut werden. Sie bestimmen, welche Programme und welches Sprachmodell dazukommen und wer was sehen darf.
Was es kostet
Es gibt zwei Wege. Beim ersten nutzen Sie n8n als Cloud-Dienst des Herstellers. Laut einer Übersicht von Jetadmin mit Stand September 2026 beginnt der Tarif Starter bei 20 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, ohne Steuern, mit 2.500 Ausführungen pro Monat. Der Tarif Pro liegt bei 50 Euro mit 10.000 Ausführungen. Der Hersteller kann die Preise ändern, prüfen Sie sie auf seiner Seite.
Beim zweiten Weg betreiben Sie n8n selbst. Die Community-Version hat auf dem eigenen Server keine Lizenzgebühr. Es fallen Kosten für den Server, Datensicherung, Updates und die Zeit für die Pflege an.
Eine Ausführung ist laut Jetadmin ein kompletter Durchlauf eines Ablaufs, egal wie viele Schritte er hat. Wer täglich 100 Belege verarbeitet, kommt auf einige tausend Ausführungen im Monat. Rechnen Sie deshalb mit Ihrer realen Zahl, bevor Sie einen Tarif wählen.
Die Lizenz
n8n steht unter der Sustainable Use License. Laut der Lizenz-FAQ von n8n dürfen Sie die Community-Version kostenlos selbst betreiben, wenn nur Sie oder Ihr Unternehmen die Abläufe anlegen oder ändern. Dienstleister dürfen für Aufbau, Einrichtung, Wartung, Schulung und Beratung Geld nehmen und n8n auf dem Server des Kunden installieren.
Nicht erlaubt ist unter anderem, n8n als Dienst anzubieten, in dem Kunden selbst Abläufe bauen. Wer es genau wissen will, liest die Lizenzbedingungen oder fragt den Hersteller. Das ist keine Rechtsberatung.
Wer unsicher ist, ob sein Vorhaben unter die Lizenz fällt, schreibt dem Hersteller. n8n nennt dafür in seiner Lizenz-FAQ eine eigene Kontaktadresse.
Warum Betriebe selbst hosten
Der erste Grund ist die Kontrolle. Auf dem eigenen Server liegen Abläufe, Zugangsdaten und Verläufe bei Ihnen. Wenn ein Dienstleister ausfällt oder wechselt, bleibt die Lösung im Haus.
Der zweite Grund ist die Kostenstruktur. Bei Cloud-Tarifen richtet sich der Preis nach der Zahl der Ausführungen, und ein Betrieb mit vielen kleinen Abläufen erreicht die Grenzen eines Tarifs schnell. Beim eigenen Server zahlen Sie für die Hardware oder Miete, unabhängig davon, wie oft ein Ablauf läuft.
Ein dritter Grund ist die Anbindung an interne Systeme. Liegen Ihr Warenwirtschaftssystem oder Ihr Dateiserver im Firmennetz, ist es einfacher, wenn n8n im selben Netz läuft, als von außen Zugriff zu organisieren.
Datenschutz bei selbst gehostetem n8n
Ein eigener Server hilft, aber er löst nicht alles. Nach der Dokumentation von n8n sendet eine selbst gehostete Installation standardmäßig Diagnosedaten und prüft auf Updates und Vorlagen bei n8n. Das lässt sich mit den Einstellungen N8N_DIAGNOSTICS_ENABLED, N8N_VERSION_NOTIFICATIONS_ENABLED und N8N_TEMPLATES_ENABLED auf false abschalten.
Entscheidend ist außerdem, wohin die Texte für die KI gehen. Wenn ein Ablauf ein Sprachmodell in der Cloud anspricht, verlassen die Inhalte Ihr Haus, und Sie brauchen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Läuft das Modell auf einem eigenen Rechner, bleibt alles im Betrieb. Mehr dazu im Beitrag Ist KI im Betrieb DSGVO-konform?.
Sprechen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Berater, wenn Mitarbeiterdaten oder Gesundheitsdaten im Spiel sind. Bei sensiblen Daten bietet sich ein Modell im eigenen Haus an.
Was Selbst-Hosten verlangt
Ein eigener Server will betreut werden. Er braucht regelmäßige Updates, eine Datensicherung, die auch wiederhergestellt werden kann, und eine abgesicherte Verbindung. Ein Ausfall um sieben Uhr morgens fällt in Ihrem Betrieb auf, nicht bei einem Hersteller.
Wer das nicht selbst übernehmen will, kann es einem Dienstleister überlassen. Bei meinen Leistungen läuft n8n auf Ihrem Server, ich richte es ein, und der Betrieb gehört Ihnen. Ob sich das für Ihre Abläufe lohnt, finden Sie mit dem Betriebs-Check in zwei Minuten heraus.
Planen Sie außerdem ein, was passiert, wenn der Server ausfällt. Ein zweiter Datenträger oder eine Sicherung außer Haus verhindert, dass ein Defekt Ihre Abläufe mitnimmt. Das Wiederherstellen sollten Sie einmal ausprobieren, bevor der Ernstfall eintritt.