Agentur und Freelancer im Vergleich
Eine Agentur hat mehrere Mitarbeiter, Vertretung bei Krankheit und oft mehr Erfahrung in unterschiedlichen Branchen. Dafür arbeiten Sie häufig mit wechselnden Ansprechpartnern, und Projekte laufen mitunter über mehrere Ebenen.
Ein Freelancer arbeitet direkt mit Ihnen, kennt Ihren Betrieb nach kurzer Zeit gut und ist meist günstiger im Overhead. Dafür hängt alles an einer Person. Beides kann gut gehen. Die richtige Wahl hängt davon ab, wie wichtig Ihnen Vertretung und wie wichtig Ihnen der kurze Draht ist. Die fünf Fragen unten gelten für beide.
Eine dritte Möglichkeit ist ein kleiner Anbieter, der mit Partnern arbeitet. Er hat einen festen Ansprechpartner, holt sich bei Bedarf Unterstützung bei Technik oder Recht und bleibt trotzdem überschaubar. Fragen Sie in jedem Fall, wer die Arbeit tatsächlich macht.
Frage 1: Wo läuft das System und wem gehört es
Viele Anbieter betreiben die Automation auf ihrer eigenen Plattform und vermieten sie Ihnen. Solange Sie zahlen, läuft sie. Kündigen Sie, ist sie weg, und Ihre Abläufe mit ihr.
Fragen Sie deshalb, ob die Lösung auf Ihrem Server läuft und ob Sie sie ohne den Anbieter weiterbetreiben können. Mein Ansatz ist, dass der Agent bei Ihnen läuft und Ihnen gehört.
Ein denkbares Beispiel. Ein Betrieb zahlt seit zwei Jahren monatlich für eine Plattform, auf der seine Abläufe laufen. Als er den Anbieter wechseln will, stellt er fest, dass er die Abläufe nicht mitnehmen kann und alles neu aufbauen muss. Solche Fälle lassen sich mit einer einzigen Frage vor Vertragsschluss vermeiden.
Frage 2: Was steht schriftlich im Angebot
Ein gutes Angebot nennt den Ablauf, der automatisiert wird, den Umfang, das Ergebnis, das Sie erwarten dürfen, und den Preis. Fragen Sie nach einem Festpreis und danach, was nicht enthalten ist. Fragen Sie auch nach laufenden Kosten und ob es eine Mindestlaufzeit oder ein Abo gibt.
Misstrauisch sollten Sie werden, wenn ein Angebot nur aus Schlagworten besteht und nirgends steht, was am Ende konkret funktionieren soll.
Fragen Sie auch, was bei Änderungen passiert. Ein Ablauf ändert sich, wenn Sie einen neuen Lieferanten haben oder ein Programm wechseln. Klären Sie, ob Anpassungen im Preis enthalten sind oder nach Aufwand berechnet werden. Verlangen Sie keine Garantie auf perfekte Ergebnisse, aber einen klar beschriebenen Probelauf, bei dem Sie die Ergebnisse prüfen können, bevor es ernst wird.
Frage 3: Wie läuft das mit dem Datenschutz
Sobald die Automation Kundendaten liest, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und der Anbieter muss sagen können, wo die Daten verarbeitet werden und welches Sprachmodell zum Einsatz kommt. Läuft das Modell bei einem Cloud-Anbieter, verlassen die Texte Ihr Haus.
Wenn der Anbieter auf diese Fragen ausweicht oder nur Pauschalantworten gibt, ist das ein schlechtes Zeichen. Mehr zum Hintergrund finden Sie im Beitrag Ist KI im Betrieb DSGVO-konform?. Das ist keine Rechtsberatung.
Fragen Sie nach, welche Daten das Sprachmodell zu sehen bekommt. Nicht jeder Ablauf braucht Namen und Adressen. Gute Anbieter reduzieren die Daten auf das, was nötig ist.
Frage 4: Wer prüft, bevor etwas hinausgeht
Ein KI-System macht Fehler, und zwar mit großer Überzeugung. Entscheidend ist, dass vor jedem Versand an Kunden, jeder Buchung und jeder Zahlung ein Mensch aus Ihrem Betrieb freigibt. Fragen Sie, wie dieser Schritt aussieht und was passiert, wenn die KI unsicher ist.
Gute Anbieter bauen eine Freigabe standardmäßig ein und lassen Sie später selbst entscheiden, welche einfachen Fälle ohne Prüfung durchlaufen.
Frage 5: Was passiert, wenn der Anbieter ausfällt
Das gilt für Einzelpersonen wie für Agenturen. Fragen Sie nach Dokumentation, nach Zugriff auf alle Zugangsdaten und Abläufe und danach, wer im Notfall helfen kann. Wenn die Lösung auf Ihrem Server läuft und dokumentiert ist, kann ein anderer Dienstleister sie übernehmen.
Bei einem Ein-Mann-Anbieter ist diese Frage besonders wichtig. Ein ehrlicher Anbieter beantwortet sie offen und legt die Dokumentation von Anfang an mit ab.
Fragen Sie nach Beispielen vergleichbarer Abläufe. Ein Anbieter, der Ihre Branche kennt, versteht Ihre Begriffe und spart Ihnen Erklärzeit. Dass Kunden nicht namentlich genannt werden wollen, ist verständlich, ein Beispiel ohne Namen sollte aber möglich sein.
Bevor Sie Angebote einholen
Machen Sie vorher klar, was Sie automatisieren wollen. Wer nur sagt, er wolle etwas mit KI machen, bekommt vergleichsweise teure und schwer vergleichbare Angebote. Im Betriebs-Check klären Sie in zwei Minuten, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt, und können danach gezielter fragen.
Ein Hinweis zum Bauchgefühl. Wenn Sie sich im Gespräch gedrängt fühlen oder nur Schlagworte hören, ist das ein Zeichen. Ein guter Anbieter nimmt sich Zeit für Ihre Fragen.