Beispiel mit einem Demo-Betrieb
Hausverwaltung: Schaden gemeldet.
Handwerker beauftragt.
So könnte eine Hausverwaltung mit einem Schadens-Agenten arbeiten. Verwaltung Elbkontor ist ein erfundener Demo-Betrieb mit Abläufen, wie sie in Verwaltungen mit mehreren hundert Einheiten üblich sind.
Fiktiver Demo-Betrieb: Verwaltung Elbkontor · Hausverwaltung, rund 400 Einheiten, Raum Hamburg und Lüneburg
Vorher
- Mieter melden Schäden per Mail, Telefon und Zettel im Hausflur. Fotos fehlen oder kommen in drei Nachrichten, und die Wohnung wird erst beim Rückruf klar.
- Für jeden Schaden werden Handwerker einzeln angerufen. Kostenschätzung, Freigabe durch den Eigentümer und Rückmeldung an den Mieter laufen über Zuruf.
- Eingangsrechnungen müssen von Hand dem richtigen Objekt und der richtigen Einheit zugeordnet werden, besonders vor der Betriebskostenabrechnung.
Nachher · Demo-Ansicht auf dem HandyDemo
Die drei Agenten im Beispiel
Der Schadens-Agent
Er nimmt die Meldung des Mieters entgegen, fragt fehlende Angaben und Fotos nach und legt die Meldung dem Objekt und der Einheit zu. Er schätzt den Kostenrahmen und schlägt passende Handwerker aus Ihrem Pool vor.
Der Freigabe-Agent
Er holt die Freigabe ein, sobald die Grenze Ihrer Verwaltung überschritten wird, und beauftragt den Handwerker erst danach. Bleibt eine Antwort aus, fasst er nach und hält den Mieter auf dem Laufenden.
Der Beleg-Agent
Er liest Eingangsrechnungen und ordnet sie dem Objekt und, wo möglich, dem Schadensfall zu. Unklare Belege legt er Ihnen mit einem Vorschlag vor.
Die Rechnung im Beispiel
Beispielrechnung für einen Betrieb dieser Größe, keine echten Kundendaten. Die tatsächliche Ersparnis hängt von Ihren Abläufen ab und wird im Analyse-Tag ermittelt.
Wie es läuft
- Verbunden mit Ihrem Postfach, Ihrer Objektliste und, wo vorhanden, Ihrer Verwaltungssoftware und DATEV.
- Läuft auf einem Rechner bei Ihnen. Mieter- und Eigentümerdaten bleiben dort, dazu gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Beauftragung, Eigentümer-Anfrage und Mieternachricht gehen erst nach Ihrer Freigabe raus. Die Freigabegrenze legen Sie fest.
- Festpreis nach dem Analyse-Tag, die Betreuung ist monatlich kündbar.
Fragen dazu
Beauftragt der Agent Handwerker allein?
Nein. Er schlägt vor und bereitet alles vor. Beauftragt wird nach Ihrer Freigabe oder innerhalb einer Grenze, die Sie vorher selbst festlegen.
Passt das zu unserer Verwaltungssoftware?
In der Regel ja. Der Agent arbeitet mit Postfach, Listen und Exporten und ersetzt Ihre Software nicht. Im Analyse-Tag klären wir, was sich anbinden lässt.
Wie gut sind die Kostenschätzungen?
Es sind Richtwerte aus Ihren früheren Rechnungen und keine Angebote. Sie dienen der Einordnung und Freigabe, den Preis nennt der Handwerker.
Wäre das was für Sie?
Der Betriebs-Check zeigt in zwei Minuten, was davon bei Ihnen passt. Oder wir sprechen 30 Minuten, kostenlos.